Obchodní podmínky

1. Kdo službu poskytuje

Provozovatel:
Mgr. Jiří Sobek
Fetrovská 937/26, 160 00 Praha 6, Česká republika
IČ: 67791492 | DIČ: CZ6810180344
E-mail: info@helpiona.cz | Tel.: +420 602 885 857

 

2. Co je Helpiona a pro koho je určena

Helpiona je AI chatbot pro sociální služby, který pomáhá sociálním a klíčovým pracovnicím s individuálním plánováním. Službu můžou objednávat:

• Organizace poskytující sociální služby
• Jednotlivci (např. zaměstnanci sociálních služeb) pro svou odbornou činnost
• OSVČ v sociálních službách

 

3. Objednávka a vznik smlouvy

3.1. K používání placené verze aplikace Helpiona je potřeba udělat objednávku přes webový formulář na stránce https://helpiona.cz.

3.2. Do objednávky zadáváte jméno, e-mail a fakturační údaje. Tyto údaje potřebujeme jen k poskytnutí služby a fakturaci. Před odesláním můžete všechny údaje zkontrolovat a opravit. Objednávka je závazná po jejím potvrzení a odeslání. Po odeslání objednávky vám potvrdíme její přijetí e-mailem.

3.3. Smlouva vzniká, když vám pošleme potvrzení objednávky na váš e-mail. Smlouvu uzavíráme v českém jazyce a archivujeme ji elektronicky. Na vyžádání vám ji můžeme zaslat.

 

4. Cena a platba

4.1. Cena služby je vždy uvedena na webu https://helpiona.cz. Je uvedena včetně DPH a všech poplatků.

4.2. Platba probíhá bezhotovostně na základě vyplněné objednávky a vystavené faktury. Způsob platby si volí uživatel při vyplnění objednávky.

4.3. Cena služby se může meziročně navýšit o výši inflace vyhlášenou Českým statistickým úřadem za předchozí kalendářní rok.

 

5. Doba trvání služby

5.1. Službu poskytujeme na období, které jste si objednali (měsíční nebo roční předplatné).

5.2. Po uplynutí tohoto období se služba automaticky prodlužuje o další stejné období, pokud ji nevypovíte.

5.3. Pokud nechcete službu dále využívat, stačí nám dát vědět e-mailem na info@helpiona.cz. Výpověď je možná kdykoli, nejpozději však 7 dní před koncem aktuálně zaplaceného období.

 

6. Používání služby a odpovědnost

6.1. Helpiona nesmí být používána k nezákonným účelům nebo k účelům, které nesouvisí s poskytováním sociální služby.

6.2. Službu může používat jen takový počet osob, který je v souladu se zakoupenou licencí (jednotlivec, malý tým, velký tým).

6.3. Důležité upozornění: Helpiona je nástroj, který pomáhá s psaním individuálních plánů. Obsah chatu je vždy pouze doporučení – musíte ho zkontrolovat a upravit podle potřeb vaší služby a vašich klientů. Za finální podobu plánů odpovídáte vy.

6.4. Děláme maximum, aby Helpiona fungovala spolehlivě, ale neneseme odpovědnost za nepřímé škody či ušlý zisk. V případech, kdy je uživatel spotřebitelem, se naše odpovědnost řídí příslušnými ustanoveními občanského zákoníku.

6.5. Uživatelský účet: údaje pro vytvoření uživatelského účtu a vstupu k placené verzi aplikace Helpiona obdržíte e-mailem ihned po připsání vaší první platby na náš účet. Přístup je chráněn heslem – nikomu ho nesdělujte. Účet může být zrušen pro porušení podmínek nebo při prodlení delší než 7 dnů u opakovaných plateb. Účet nemusí být dostupný nepřetržitě z důvodu údržby systému.

 

7. Provoz systému umělé inteligence

7.1. Klasifikace: Aplikace Helpiona je podpůrný nástroj pro tvorbu textové dokumentace. Není určena k automatizovanému rozhodování o nárocích klientů na sociální služby ani k určování priority jejich poskytování ve smyslu Přílohy III Nařízení EU 2024/1689 (Akt o umělé inteligenci).

7.2. Lidský dohled (Human-in-the-loop): V souladu s požadavky na bezpečnost AI systémů je aplikace navržena tak, aby konečné rozhodnutí o obsahu a správnosti výstupu vždy činil člověk (Uživatel). Uživatel je povinen každý výstup vygenerovaný AI zkontrolovat a případně upravit před jeho oficiálním použitím.

7.3. Zákaz zneužití: Je zakázáno používat aplikaci k účelům, které jsou Aktem o AI klasifikovány jako zakázané (např. sociální bodování nebo prediktivní hodnocení rizikovosti osob bez lidského úsudku).

7.4. Vzdělávání: uživatel potvrzuje, že se seznámil s návodem k použití aplikace a doporučeními pro bezpečnou práci s umělou inteligencí, která jsou dostupná na webu Provozovatele (https://helpiona.cz/navod).

 

8. Ochrana osobních údajů

Jak zpracováváme vaše osobní údaje, najdete popsané v samostatném dokumentu Zásady zpracování osobních údajů.

 

9. Odstoupení od smlouvy

9.1. Pokud služba nefunguje, jak má, kontaktujte nás na info@helpiona.cz – uděláme maximum pro rychlou nápravu.

9.2. Pokud službu objednáváte jako jednotlivci (spotřebitelé) máte možnost do 14 dnů od objednávky smlouvu zrušit a peníze vám do 14 dnů vrátíme. Stačí poslat e-mail na info@helpiona.cz. 

9.3. Pokud službu objednává organizace nebo OSVČ právo na odstoupení do 14 dnů podle zákona neplatí. I tak se ale můžete kdykoli ozvat, pokud budete mít problém nebo nebudete se službou spokojeni – vždy se budeme snažit najít férové řešení.

 

10. Reklamace

10.1. Reklamací se rozumí oznámení, že služba nefunguje tak, jak by měla – např. nejde se přihlásit, aplikace dlouhodobě padá nebo nefungují její základní funkce. Reklamací není situace, kdy:

a) má uživatel jiná očekávání od služby (např. nespokojenost s obsahem výstupů AI),

b) problém způsobil sám uživatel (např. špatné přihlašovací údaje, nefunkční internet nebo vlastní zařízení),

c) jde o krátkodobý výpadek nebo plánovanou údržbu.

10.2. Jak reklamaci uplatnit: pokud narazíte na problém, napište nám na info@helpiona.cz. Do e-mailu prosím uveďte: vaše jméno a kontaktní e-mail, popis problému (co přesně nefunguje), kdy se problém projevil a zda se opakuje.

10.3. Po obdržení reklamace vám do 2 pracovních dnů potvrdíme, že jsme ji přijali, a sdělíme, jak ji budeme řešit. Provedeme diagnostiku problému. Pokud je chyba na naší straně, zajistíme opravu.

10.4. Pokud je reklamace oprávněná, může být výsledkem:

a) Oprava chyby služby (nejčastější způsob).

b) Poskytnutí přiměřené slevy – např. pokud služba delší dobu nešla používat.

c) Vrácení poměrné části zaplacené ceny – odpovídající době, kdy byla služba nedostupná.

10.5. Pokud chyba není na naší straně (např. jde o problém s připojením uživatele), reklamaci jako neoprávněnou odmítneme, ale vždy se budeme snažit poradit s řešením. Reklamace vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od jejího uplatnění.

 

11. Obchodní sdělení a cookies

11.1. Souhlasem s podmínkami souhlasíte se zasíláním informací o službě Helpiona na váš e-mail. Souhlas se zasíláním můžete kdykoliv odvolat.

11.2. Web používá cookies pro správné fungování. Pokud je nechcete, můžete je v prohlížeči zakázat, ale některé funkce webu nemusí fungovat správně.

 

12. Doručování

Veškerou komunikaci vám posíláme na e-mail uvedený v objednávce služby. Ujistěte se, že je správný a aktuální.

 

13. Závěrečná ustanovení

13.1. Tyto podmínky mohu měnit. Změny se netýkají už uzavřených smluv. O změnách vás budeme informovat e-mailem.

13.2. Používáním služby Helpiona vyjadřujete souhlas s těmito podmínkami. Tyto obchodní podmínky se řídí právním řádem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, a zákonem č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele.

 

 

Příloha č. 1: Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA)

Tato smlouva o zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva“) upravuje vzájemná práva a povinnosti mezi Mgr. Jiřím Sobkem (dále jen „Zpracovatel“) a organizací využívající aplikaci Helpiona (dále jen „Správce“).

 

1. Předmět a účel zpracování

1.1. Zpracovatel bude pro Správce zpracovávat osobní údaje za účelem poskytování služeb aplikace Helpiona, zejména pro generování textů individuálních plánů sociálních služeb.

1.2. Uživatel, který jménem Správce využívá aplikaci, prohlašuje a zaručuje, že je buď sám Správcem, nebo je řádně zmocněn či oprávněn jednat jménem Správce a uzavřít tuto Smlouvu. Poskytovatel nenese odpovědnost za zpracování údajů v případě, že Uživatel toto oprávnění postrádá.

1.3. Smlouva se uzavírá na dobu trvání smlouvy o poskytování služby (uživatelského účtu).

 

2. Rozsah a kategorie údajů

2.1. Zpracovatel bude zpracovávat údaje o klientech Správce, které uživatelé vloží do aplikace.

2.2. Kategorie subjektů údajů: Klienti sociálních služeb Správce.

2.3. Typy osobních údajů: Jméno, věk a popisy situace klienta (schopnosti, potřeby, cíle, rizika a omezení). Tyto údaje mohou zahrnovat informace o zdravotním stavu klienta, které jsou nezbytné pro účely individuálního plánování.

 

3. Povinnosti Zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje:

3.1. Zpracovávat údaje pouze na základě doložených pokynů Správce (včetně pokynů udělených prostřednictvím nastavení v aplikaci).

3.2. Zajistit, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti.

3.3. Provést vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení údajů (šifrování, zabezpečený hosting v EU).

3.4. Napomáhat Správci při plnění jeho povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů (např. právo na výmaz).

3.5. Bez zbytečného odkladu ohlásit Správci jakékoli porušení zabezpečení osobních údajů.

3.6. Protokolování přístupů: Zpracovatel vede auditní záznamy o přístupech k osobním údajům a klíčových operacích v rámci aplikace (tzv. auditní logy) za účelem zajištění bezpečnosti a možnosti zpětné kontroly integrity dat.

 

4. Další zpracovatelé (Sub-zpracovatelé)

4.1. Správce uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Aktuální seznam sub-zpracovatelů je uveden v Zásadách zpracování osobních údajů (zejména Microsoft Azure, Supabase, Vercel).

4.2. Zpracovatel informuje Správce o veškerých zamýšlených změnách týkajících se přijetí nebo nahrazení sub-zpracovatelů prostřednictvím aplikace nebo e-mailu, a poskytne Správci možnost vznést proti těmto změnám námitky.

 

5. Zabezpečení dat

5.1. Zpracovatel prohlašuje, že data jsou uložena na serverech v rámci Evropské unie (region Německo).

5.2. Pro generování textů využívá Zpracovatel rozhraní Microsoft Azure OpenAI. Data vkládaná do tohoto rozhraní nejsou využívána k trénování modelů umělé inteligence pro třetí strany.

 

6. Ukončení zpracování

6.1. Po ukončení poskytování služeb Zpracovatel veškeré osobní údaje klientů smaže, pokud mu právní předpisy neukládají povinnost tyto údaje dále uchovávat.

6.2. Smazání dat z provozní databáze proběhne bezprostředně. Údaje v auditních lozích jsou uchovávány po dobu 6 měsíců a údaje v zálohách systému jsou odstraněny v cyklu maximálně 30 dnů.

 

7. Závěrečná ustanovení

7.1. Tato Smlouva je nedílnou součástí Obchodních podmínek aplikace Helpiona.

7.2. Smlouva nabývá účinnosti okamžikem odsouhlasení Obchodních podmínek Správcem.

 

V Praze dne 1. 9. 2025 (aktualizace 18. 2. 2026)