Zásady zpracování osobních údajů

Záleží nám na ochraně Vašich osobních údajů a chceme, abyste přesně věděli, jak s nimi nakládáme. Níže najdete přehledné informace o tom, jaké údaje zpracováváme, proč a jak dlouho. Zpracování osobních údajů se řídí GDPR (Nařízení EU 2016/679) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

 

1. Kdo údaje zpracovává

Provozovatel:
Mgr. Jiří Sobek
Sídlo: Fetrovská 937/26, 160 00 Praha 6
IČ: 67791492 | DIČ: CZ6810180344
E-mail: info@helpiona.cz

 

2. Jaké údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze údaje, které nám sami poskytnete při registraci nebo objednávce placené verze webové aplikace Helpiona:

  • jméno a příjmení
  • e-mailová adresa
  • fakturační údaje (název, sídlo a IČ organizace nebo adresa fyzické osoby)
     

3. K čemu údaje používáme a na jakém právním základě

  • Plnění smlouvy – abychom Vám mohli poskytnout službu Helpiona (registrace, přístup k placené verzi, fakturace). Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy.
  • Účetní a daňové povinnosti – údaje z objednávek zpracovává naše účetní firma a jsou vedeny také ve fakturačním systému FAPI. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – splnění právní povinnosti.
  • Obchodní sdělení – pouze pokud nám při objednávce výslovně dáte souhlas, budeme Vám zasílat novinky a tipy k Helpioně. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas subjektu údajů.
     

4. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu poskytování služby a 1 rok po jejím ukončení (pro řešení případných otázek či reklamací).
Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy (10 let).

 

5. Kdo má k údajům přístup

Vaše údaje mohou být zpřístupněny našim smluvním zpracovatelům, kteří pro nás zajišťují některé služby (např. účetní firma, poskytovatel hostingu, poskytovatel fakturačního systému, e-mailová služba). S těmito subjekty máme uzavřeny smlouvy o zpracování údajů podle GDPR.

 

6. Údaje vkládané do chatu

Helpiona funguje jako nástroj, který zprostředkovává komunikaci s jazykovým modelem prostřednictvím služby Azure OpenAI od společnosti Microsoft.

  • Zpracování v rámci EU: Vaše zprávy jsou během konverzace odesílány na servery Microsoft Azure v Evropské unii (region Francie/Německo), kde jazykový model zpracuje odpověď. Data nikdy neopouštějí území EU.
  • Soulad s GDPR: Služba Azure OpenAI splňuje požadavky GDPR a má certifikace ISO 27001, SOC 2 a další standardy pro ochranu dat. Microsoft jako zpracovatel dodržuje standardní smluvní doložky (SCC) a závazná podniková pravidla (Binding Corporate Rules, BCR).
  • Co s textem zpráv děláme my: Obsah chatu nevyhodnocujeme a nijak dále nezpracováváme.
  • Bezpečnost: Vaše zprávy jsou přenášeny zabezpečeným způsobem (šifrované spojení).

 

7. Poučení pro uživatele Helpiony

Helpiona je určena pro vytváření individuálních plánů klientů sociální služby. Je přirozené, že do chatu budete vkládat některé citlivé informace.

Je ale důležité dodržet tato pravidla:

  • Nevkládejte osobní identifikátory klientů (jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, adresu, telefon, e-mail, fotografii). Helpiona není určena ke zpracování osobních údajů klientů.
  • Vkládat můžete citlivé údaje (např. popis schopností a omezení, potřeby, přání, zvyky, rizika), ale vždy pouze v anonymizované podobě – bez identifikátorů.
  • Příklad: místo „paní Marie Nováková, narozená 1950, bydlí v DOZP Na Fišerce“ napište jen „paní Marie, využívá službu DOZP“.
  • Odpovědnost uživatele: Za to, že do chatu nebudou vkládány osobní identifikátory klientů (např. jméno, datum narození, adresa), odpovídá uživatel Helpiony.
     

8. Cookies

Při používání našich webových stránek dochází k ukládání souborů cookies do vašeho zařízení:

  • Technické cookies jsou nutné pro fungování webu.
  • Analytické cookies slouží ke zlepšení našich služeb.
  • Marketingové cookies se používají pro personalizaci reklamy.

Správu cookies můžete změnit v nastavení svého prohlížeče.

 

9. Vaše práva

Podle GDPR máte právo:

  • vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme,
  • požádat o přístup k údajům,
  • požádat o opravu nebo výmaz,
  • omezit jejich zpracování,
  • na přenositelnost údajů,
  • odvolat souhlas se zasíláním obchodních sdělení,
  • podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).

Pokud chcete svá práva využít, napište nám na info@helpiona.cz.

 

10. Závěr

Děkujeme, že používáte Helpionu – naším cílem je, aby vám co nejvíce ulehčila práci a zároveň jste měli jistotu, že vaše osobní údaje jsou v bezpečí.